Nato nel 2014, CLOe è un software che gestisce in un sistema CLOUD le Entrate, le Uscite, i permessi del personale, la banca del tempo (deposito/prelievo ore – giorni di straordinario), la comunicazione, la gestione delle ferie.
Nelle istituzioni pubbliche come nelle aziende, questo sistema è stato sviluppato per far fronte a due importanti problemi: il sempre più limitato budget economico a disposizione e il grande dispendio di tempo utilizzato per il calcolo degli orari del responsabile del personale.
I vantaggi economici:
Per ridurre i costi il canone di utilizzo di CLOe risulta molto contenuto, e per annullare le spese di apparecchiature al di fuori dello strumento di rilevazione, che comunque ha un costo irrisorio, lo abbiamo reso funzionante su qualsiasi computer collegato ad Internet, anche di vecchia generazione. Per ridurre i tempi di utilizzo, CLOe contiene tutti i calcoli necessari all’amministrazione in un click. Per ridurre i costi delle manutenzioni abbiamo fatto in modo che CLOe non necessiti di alcuna installazione.
Per agevolare l’utilizzo del software da parte del personale ATA abbiamo reso CLOe semplice e veloce, basandolo su poche operazioni intuitive.
CLOe risulta vincente soprattutto dove la gestione del personale presente sui sedi staccate può diventare difficoltosa.
Questo breve filmato introduttivo ci può dare un’idea delle funzionalità principali (“principali” perchè da quando è stato realizzato questo filmato sono state sviluppate moltissime altre funzionalità).
Cosa ci serve per far funzionare CLOe quindi?
Per il suo funzionamento ci serve un PC, anche datato (da windows XP service pack 3 in poi), una connessione Internet, i cartellini, un lettore di badge (del costo di circa 20€). Niente altro.
Cloe è un sistema di rilevazione presenze del personale nuovo e innovativo. E’ di facile applicazione e permette di avere costantemente sotto controllo la situazione dei dipendenti in servizio.
L’area della banca ore permette di sapere le ferie spettanti e il monte ore dei recuperi da usufruire o dei permessi da recuperare.
Cloe è continuamente in evoluzione e le migliorie apportate, come ad esempio l’analisi delle incoerenze, aiuta molto nello svolgimento quotidiano del controllo presenze.
L’area messaggi poi permette di comunicare in tempo reale con il personale e avere sempre traccia di ciò che è stato scritto ( a differenza di una telefonata).
Premesso che il futuro per tutta la Pubblica Amministrazione sarà lavorare in Cloud, posso dire che sono entusiasta di avere avuto, come prima esperienza, la fortuna di avere iniziato con Cloe, o meglio, con la gestione della “banca del tempo”(mi lusinga questa espressione). A prescindere dal fatto che sono sempre “curiosa” di vedere cosa offrono le novità, mi sento di affermare che questa mi ha proprio entusiasmato per una serie di fattori:
1. è un sistema dinamico, efficiente, efficace ed economico;
2. in tempo reale ho sottomano la situazione delle presenze, assenze, ubicazione e richieste del personale dell’Istituto;
3. il personale si è adeguato immediatamente e ne ha tratto il vantaggio di colloquiare (attraverso l’area messaggi) senza disturbare con telefonate l’ufficio;
4. non si sposta dal posto di lavoro per chiedere permessi o quant’altro poichè lo può fare scrivendo la richiesta nell’area messaggi dove io andrò a dare conferma di lettura e a concedere o negare a seconda della richiesta;
5. rimane traccia di ogni scritto;
6. ha imparato a sintetizzare e a non polemizzare (poichè rimane lo scritto);
7. ciascuno degli utenti può verificare la sua situazione oraria nel tempo (giornaliera, settimanale, mensile, ecc. a seconda del bisogno);
8. essendo un sistema in cloud me lo posso vedere e gestire in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo, da qualsiasi postazione;
9. può essere adattato e/o migliorato nel tempo strada facendo a seconda dell’organizzazione scolastica, con l’aiuto dell’Amministratore;
10. necessita solo di un PC – anche vecchio – con collegamento a internet.
Potrei dilungarmi ancora, ma preferisco la sintesi: è un sistema di rilevazione presenze – assenze eccezionale. Mi ha semplificato moltissimo il lavoro.
Grazie Paolo
Il sistema è a regime da oggi, non abbiamo incontrato difficoltà nell’installazione, solo abbiamo preferito collegare i badge a due portatili (1 per sede) con connessione wifi interna all’istituto, in modo da non utilizzare la rete di segreteria per ragioni di sicurezza informatica ed evitare di mantenere aperti due PC riservati in nostra assenza. Utilizzando la connessione wifi i portatili sono sempre accesi e disponibili, pronti alla registrazione delle entrate ed uscite senza che alcuno debba preoccuparsi di abilitarli etc.
…
Grazie
NB: Può forse servire per suggerimento ad altri colleghi: per riportare i precedenti crediti o debiti, abbiamo deciso di inserire come saldi della banca ore i saldi al 31 marzo, così il conteggio partirà automaticamente conteggiando eccedenze o negatività e si allineerà a fine mese con i totali.
Grazie
IL DSGA
Antonia Renzullo
I punti di forza di CLOe sono:
– il costo molto basso;
– efficienza del software in quanto permette di monitorare la situazione del personale in tempo reale e di comunicare tramite messaggi;
– eliminare le distanze e poter gestire anche più IC da qualsiasi luogo;
– flessibilità perchè questo programma non funziona in base a regole rigide, e quindi dà la possibilità di configurare in modo semplice anche situazioni “fuori dal normale” molto complesse che con i vincoli imposti dagli altri software non è possibile configurare;
– gestire con la banca del tempo ferie e ore da recuperare o da rendere;
– dare la possibilità di eseguire domande di ferie, permessi e comunicare con la segreteria senza doverci andare fisicamente;
– assistenza on line in qualsiasi momento e disponibilità della software house a modificare o aggiungere parti di software se ritenute necessarie alla comunità di CLOe;
Aggiungo che lo uso dal 1° di settembre di quest’anno scolastico; all’inizio ero perplessa per più motivi (il personale – soprattutto i coll. scolastici è sempre un po’ restìo ai cambiamenti e temevo la rivolta .- ho un sistema di rete debole per cui ogni tanto manca connessione), ma garantisco che per quanto riguarda il personale è partito subito alla grande; per l’impostazione del quadro orario (ho tempo pieno, part-time, orario in 5 giorni, recuperi da smaltire, ecc.) ci abbiamo impiegato un po’ di più, ma da alcuni mesi finalmente è tutto sistemato ed ora posso dire che sono contenta. E’ molto disponibile l’ideatore del software che – su mia richiesta, strada facendo, ha apportato modifiche migliorative ed è disponibile – a seconda delle esigenze – ad evolvere il software in continuazione. Per quanto riguarda la connessione del ns. Istituto – quando questa manca il personale mi avverte comunicando l’orario di arrivo o partenza e provvedo io ad inserirlo motivandolo.
Per me è stata una scelta più che buona poichè partivo da un sistema di timbratura inefficiente, malfunzionante e costosissimo in termini di assistenza (anche l’acquisto fatto prima che arrivassi io è costato parecchio). Questo ha costi molto più ridotti e funziona. Tu hai la situazione sotto controllo ovunque ed in qualsiasi momento, da qualsiasi postazione.
Buongiorno,
lavoro presso una struttura medica.
Da alcuni mesi abbiamo adottato Cloe e mi sento di consigliarla fortemente.
Premessa: con Cloe tutto è molto facile e rapido
Dopo una medio-breve analisi fatta con il team di Cloe il sistema è stato reso operativo in un brevissimo tempo.
Vista il numero importante di lavoratori della struttura, sono stati sufficienti poco meno di due mesi di training ed il sistema è diventato operativo.
L’adozione di Cloe ha snellito notevolmente tutte le attività di rendicontazione mensile del personale nonostante le diverse categorie di collaboratori che a loro volta hanno diverse modalità lavorative nei loro ruoli.
Punti di forza:
– rapidità e semplicità nel registrare la presenza (in caso di grandi numeri non è un aspetto così banale)
– Interfaccia user-friendly
– Avendo una struttura web based permette un’ottima interoperabilità e facilità di consultazione
– Comunicazioni e modifiche tracciabili
– Visione delle presenze immediata (presenti e future)
– Minimamente impattante a livello IT
– Ottimo supporto in caso di anomalie
– Ottima propensioni a miglioramenti futuri